Leon Kerker, Projektmanagement 05.08.2020

Microsoft Teams als Alternative zum Intranet?

Teams vs. Intranet

Spätestens seit der Corona-Krise ist die Anzahl der aktiven User von Microsoft Teams beeindruckend groß. Inzwischen übertrifft sie selbst ihr Vorbild Slack. Tatsächlich bietet die in Office 365 integrierte Plattform eine moderne Benutzeroberfläche und erhält regelmäßig neue Funktionen und Updates. Ein Blick auf Teams lohnt sich also auf jeden Fall.

Austausch von Informationen

Zunächst erinnert Teams stark an viele Messaging-Dienste, es lässt sich als Kommunikationstool mit vielen Kollaborationsmöglichkeiten beschreiben. Einfache Inhalte sind damit sowohl am Desktop als auch mobil schnell erstellt, können geändert, gelöscht und kommentiert werden. Seine Struktur aus Teams-Bereichen, Kanälen, Chats und Beiträgen ermöglicht einfaches Antworten und Kommentieren und damit produktive und informative Dialoge im engeren Umfeld von Projektteams und Abteilungen. Arbeitsabläufe lassen sich auf diese Weise zweifellos optimieren.

Gelegentlich wird Teams als Tool für die gesamte interne Kommunikation vorgeschlagen – nach der Devise „Das nutzen ohnehin schon viele Mitarbeiter, und Kommunikation ist dann eben ein weiterer Teams-Bereich mit verschiedenen Kanälen”. Aber lässt sich so tatsächlich die gesamte interne Unternehmenskommunikation abbilden? Trotz seiner vielen Funktionen stößt Teams schnell an Grenzen. Das gilt insbesondere bei größeren und komplexeren Organisationen, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oftmals gar nicht (regelmäßig) am Schreibtisch sitzen. Für diese bietet Teams zwar eine mobile App als Cloud-Anwendung, aber nur, wenn es für sie auch eine Office-365-Lizenz gibt. Diese ist teuer, da Teams nicht allein gekauft werden kann, sondern immer in Kombination mit weiteren Microsoft Tools (die häufig nicht benötigt werden).

Interne Unternehmenskommunikation

Aber zurück zum Wirkungskreis der Unternehmenskommunikation: Die übergreifende interne Kommunikation in Organisationen benötigt grundsätzlich verbindende Elemente – ein Corporate Branding, das die Corporate Identity und Kommunikationskultur auch nach innen trägt. Hier spielen Intranets ihre Stärken aus. Sie bieten verlässliche und relevante Informationen „aus einem Guss“, die auch dem Erscheinungsbild des Unternehmens entsprechen.

Die Inhalte kommen gut strukturiert daher – anders als im Feed von Microsoft Teams, der lediglich die tägliche Menge an Informationen aus einzelnen Projektteams ansammelt und womöglich vermeintlich Wichtiges parallel postet. Kommentare, Fragen oder Interaktionen dazu sind dann kaum wiederzufinden oder zusammenzuführen. Intranet-Inhalte hingegen stehen der gesamten Belegschaft gleichzeitig zur Verfügung und werden zudem über eine leistungsstarke Volltextsuche gefunden. Mit Filtermöglichkeiten lassen sich Dokumente, Medien, fachliche Profile von Kolleginnen und Kollegen etc. im gesamten Intranet, über Abteilungen und Standorte hinweg recherchieren.

Auch eine zeitgesteuerte Veröffentlichung von Inhalten ist in Intranets möglich. Dieser Faktor ist nicht zu unterschätzen, denn in der internen Kommunikation großer Organisationen ist es oftmals wichtig, vielfältige Einzelaktivitäten zeitlich zu koordinieren. Dabei geht es um minutengenaues Timing, damit die interne Information vor der (externen) Pressemeldung erscheint.

Intranets bieten nicht nur Komfort beim Erstellen und Verwalten von Textinhalten. Auch Medien wie Bilder, Galerien und Videos lassen sich direkt im Feed veröffentlichen, sodass kein Kanalwechsel oder neuer Tab zum Anschauen nötig ist. Alles spielt sich auf der einen Plattform ab.

Digitale Heimat für die Belegschaft

In ihrer zentralen Funktion verteilen zeitgemäße Intranets offizielle Unternehmensbotschaften an Desktop- und Mobile-User und wirken so identitätsstiftend in die Organisation hinein. Als Leitmedium bilden sie die Eingangstür zu interner Kommunikation und Zusammenarbeit, je nach Bedarf ergänzt durch weitere Tools und Apps. Schon die Startseite erschließt allen Usern relevante Informationen auf einen Blick, wie etwa Veranstaltungshinweise oder Employer-Branding-Themen. Tiefere Einstiege zu kontextbezogenen Inhalten finden sich auf der nächsten Ebene. Wissensmanagement-Elemente helfen dabei, wertvolles Wissen im Unternehmen zu erschließen und nutzbar zu machen. Wie interaktiv, wie „social“ das Intranet sein soll, entscheidet jedes Unternehmen für sich. Häufig wandelt sich mit dem Grad der Interaktivität auch die Kommunikationskultur, die im Intranet ihre „digitale Heimat“ findet. (Weiterführende Informationen zu Social Intranets haben wir hier zusammengefasst: https://www.ueberbit.de/so-wird-ihr-social-intranet-zum-erfolg).

Wir sehen: Die Anforderungen an die interne Kommunikation und Kollaboration sind heute vielfältig. Um sie alle zu bewältigen, braucht es einen deutlich größeren Funktionsumfang als ihn etwa der schnelle, flüchtige Informationsaustausch von Teams bietet. Moderne Intranets sind leistungsfähige, erweiterbare Instrumente mit optimalem Nutzererlebnis, die Unternehmen auch in dynamischen Zeiten (z. B. während Change-Prozessen) bei ihren strategischen Kommunikationsaufgaben unterstützen und eine effektive Zusammenarbeit gewährleisten.