Haben Sie schon einmal einen Schiffsmotor gesehen?

Wenn nicht, ist die Dimension schwer zu greifen. Ein großer Schiffsmotor ist keine Maschine, die man in eine Schulungswerkstatt stellt, um daran regelmäßig Trainings durchzuführen. Er ist riesig, teuer, komplex und normalerweise genau dort, wo er hingehört: auf einem Schiff, das irgendwo auf der Welt unterwegs ist.

Ein Blick in die zuständige Abteilung

Vor einigen Jahren waren wir bei einem Unternehmen eingeladen, das solche Motoren herstellt. Das Unternehmen war auch für die Ausbildung der Fachleute verantwortlich, die diese Motoren später warten und bei Bedarf reparieren sollten. Dazu müssen ganz unterschiedliche Kenntnisse vermittelt werden: mechanische, elektronische und zunehmend auch softwarebezogene.

Wir wurden gerufen, weil man nach einer Lösung für die Schulungsplanung gesucht hatte und es keine Lösung gab, die den Anforderungen gerecht wurde:

"Schulungsräume", die rund um die Welt reisen – Schiffe verdienen ihr Geld beim Fahren. Die Zeitfenster, in denen sie wirklich zugänglich sind, sind entsprechend kurz. Und dieses Schiff musste den passenden Motor haben, musste sich in einer erreichbaren Region befinden und musste zu einem Zeitpunkt verfügbar sein, an dem die nötigen Trainees, Trainer und Übersetzer ebenfalls dorthin kommen konnten. Gleichzeitig kommen die Trainees aus unterschiedlichen Ländern, bringen unterschiedliche Sprachen mit und benötigen je nach Motorentyp und Aufgabe unterschiedliche Trainingsinhalte. So etwas gibt es nicht "out of the box".

Als wir in die zuständige Abteilung kamen, sahen wir zuerst eine Excel-Tabelle. Und um den Monitor herum eine ganze Landschaft aus Post-its. Hinweise, Zuordnungen, Merker, Abhängigkeiten. Auf den ersten Blick ging es um Planung. Um Termine, Teilnehmer, Trainer, Schulungsinhalte. Auf den zweiten Blick wurde klar, dass diese Tabelle versuchte, einen Prozess zusammenzuhalten.

Wo beginnt ein Prozess, und wo endet er?

Je länger wir uns den Ablauf ansahen, desto deutlicher wurde, dass die eigentliche Frage eine andere war: Wo beginnt dieser Prozess eigentlich? Und wo endet er?

Beginnt er, wenn genügend Trainees für einen Lehrgang zusammenkommen? Oder beginnt er früher, bei der Frage, welche Qualifikation für welche Motoren und Einsatzsituationen überhaupt benötigt wird? Endet er, wenn das Training geplant ist? Oder erst, wenn die Teilnehmenden geschult, zertifiziert und diese Zertifikate später zuverlässig verfügbar sind?

Solche Fragen verändern den Blick auf ein digitales Vorhaben erheblich. Denn es geht darum, das Zusammenspiel zu verstehen – das Projekt als Teilprozess eines Gesamtprozesses zu erkennen.

Von der Trainingsplanung zur Qualifikationslandkarte

Wir haben deshalb eine Lösung entwickelt, die diese Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen zusammengeführt hat. Trainer, Lerninhalte und Motorentypen kamen aus internen Systemen. GPS-Daten, Ziele und Routen der Schiffe lieferten den Blick auf die reale Verfügbarkeit der Trainingsorte. So entstand eine Planung, die mit Veränderungen umgehen konnte: Wenn sich Bedingungen änderten oder ein anderer Ort, ein anderer Zeitraum oder eine andere Zusammensetzung besser passte, schlug das System entsprechende Alternativen vor.

In einer nächsten Ausbaustufe wurden dann auch die Informationen zu den ausgebildeten Fachleuten erfasst. Wer wurde worauf geschult? Welche Zertifikate wurden erworben? Wer durfte welche Nachweise sehen? Aus der Trainingsplanung wurde damit nach und nach ein System, das Qualifikation sichtbar und verfügbar machte.

Spannend wurde es später an einer anderen Stelle. Die Service-Abteilung erkannte, dass diese Informationen auch dann wertvoll sein konnten, wenn irgendwo auf der Welt ein Schiff Unterstützung brauchte. Wenn bekannt ist, welche Fachleute für welchen Motortyp qualifiziert sind und wo sie sich ungefähr befinden, kann man im Servicefall anders reagieren. Schneller, gezielter, näher am tatsächlichen Problem.

Der entscheidende Punkt

Viele digitale Projekte beginnen mit einer konkreten Anforderung. Irgendwo ist ein Ablauf mühsam geworden. Eine Tabelle ist überfordert. Wissen steckt in E-Mails, Notizen, auf Post-its, oder schlimmstenfalls nur in den Köpfen bestimmter Kolleginnen und Kollegen. Dann liegt es nahe, genau diesen Ausschnitt zu digitalisieren, weil dort der Druck am größten ist. Das ist nachvollziehbar. Aber es reicht oft nicht aus.

Wenn man zu nah auf den einzelnen Arbeitsschritt schaut, baut man schnell eine Lösung für das Symptom. Mit etwas mehr Flughöhe sieht man, welche Teilprozesse, Schnittstellen und Abhängigkeiten eigentlich dazugehören. Es ist der Moment, in dem aus Projektplanung Prozessverständnis wird.

Und manchmal entsteht Wert auch dort, wo der ursprünglich betrachtete Ausschnitt längst zu Ende schien.