Wenn ein neues System entsteht, soll es am besten alles können: jede denkbare Funktion, jeden Sonderfall, jede Ausnahme, und das am liebsten von Anfang an. Der Wunsch ist verständlich, führt aber oft in die Irre. Denn je mehr eine Lösung leisten soll, desto komplexer wird sie – ohne in den entscheidenden Momenten besser zu sein.

Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Ob eine Lösung erfolgreich ist, erweist sich meist in den wenigen Situationen, in denen sie zuverlässig funktionieren muss. Dort entstehen Akzeptanz und Vertrauen, oder eben Frust. Und dieser Frust bleibt haften, selbst wenn hundert andere Funktionen tadellos laufen.

In unserer Agentur arbeite ich in der Kommunikation und gehöre damit zu den Menschen, die täglich mit Software arbeiten, ohne sie zu entwickeln. Aus dieser Perspektive betrachte ich digitale Projekte ähnlich wie viele Marketing- und Kommunikationsverantwortliche auf Kundenseite: Mich interessiert weniger, was ein System theoretisch alles kann, sondern ob es mir dort hilft, wo es darauf ankommt.

Der Zwang zur Entscheidung

Deshalb schätze ich eine bewusst unbequeme Frage, die in Projekten viel bewegt: Wenn Ihre Software nur in drei Situationen wirklich überzeugen dürfte – welche drei wären das?

Die Beschränkung wirkt zunächst künstlich, und das ist der Zweck der Übung. Sie zwingt zu einer Entscheidung, die sonst oft vermieden wird. Solange alles wichtig sein darf, setzt niemand Prioritäten. Doch wenn nur drei Plätze zur Verfügung stehen, wird aus einer endlosen Anforderungsliste eine Rangfolge. Es zeigt sich, was wirklich zählt – und was nur Ballast ist.

Fast immer führt das im Projektteam zu produktiven Diskussionen im Projektteam. Vertrieb, Fachabteilung und IT haben oft sehr unterschiedliche Vorstellungen davon, welche drei Situationen entscheidend sind. Dieser Streit ist kein Hindernis, sondern ein Gewinn: Er bringt ans Licht, was bisher unausgesprochen blieb. 

Für wen zählt es?

Eine Situation allein reicht nicht. Genauso wichtig ist die Frage, für wen sie entscheidend ist. Dieselbe Funktion kann für eine Nutzergruppe unverzichtbar sein und für eine andere völlig nebensächlich. Wer drei Situationen benennt, ohne die Menschen dahinter zu bedenken, optimiert schnell an den Falschen vorbei. 

Vier Fragen helfen, beides zusammenzubringen:

• In welchen Situationen darf Ihre Lösung auf keinen Fall scheitern?
• Welche Nutzerinnen und Nutzer sind dabei besonders relevant?
• Welche Aufgaben entscheiden über Akzeptanz oder Ablehnung?
• Wo entstehen heute die größten Reibungsverluste?

Erst wenn Situation und Nutzergruppe zusammenkommen, wird die Antwort konkret genug, um Entscheidungen abzuleiten. „Die Website muss gut zu pflegen sein" bleibt vage. „Die Redakteurin in der Landesgesellschaft muss eine neue Produktseite ohne technische Hilfe anlegen und in drei Sprachen veröffentlichen können" ist dagegen ein klares Ziel, an dem sich ein System ausrichten lässt.

Wenige Momente prägen das ganze Bild

Einzelne Situationen prägen oft die Wahrnehmung eines gesamten Systems: eine Redaktionsoberfläche, die bei jeder Seite kleine Hürden aufbaut, ein mehrsprachiger Auftritt, bei dem Übersetzungen umständlich nachgepflegt werden müssen, oder eine Suche, die nicht findet, was alle suchen. An solchen Punkten entscheidet sich, ob Menschen einer Lösung vertrauen oder ob sie Wege suchen, sie zu umgehen.

Wer seine drei kritischen Situationen und die zugehörigen Nutzergruppen kennt, kann gezielt dort investieren. Nicht jede Funktion muss perfekt sein, wohl aber die wenigen, die den Ausschlag geben. 

Prioritäten sind der Schlüssel

Gute digitale Lösungen optimieren nicht alles, sondern konzentrieren sich auf die Situationen, die für Nutzerinnen, Nutzer und Unternehmen wirklich zählen. Alles Weitere baut darauf auf, statt damit zu konkurrieren.

Die schwierigste und zugleich wertvollste Arbeit in einem Projekt besteht deshalb selten darin, möglichst viel zu ermöglichen. Es geht darum, zu erkennen, worauf es ankommt und für wen. Wer diese wenigen entscheidenden Momente sauber herausarbeitet, hält den größten Hebel für den Erfolg einer Lösung in der Hand.